ספירת מלאי, חיסכון במס והערכות לקראת סוף שנת 2023
לקראת סוף שנת 2023 אנחנו צריכים לבצע מספר פעולות בהן ספירת מלאי, ספירת קופה ורישום סך הקילומטרים של כלי הרכב. לספירת המלאי השפעה גדולה גם על התוצאות העסקיות וגם על תוצאת המס. מדריך.
ספרית מלאי
לספירת המלאי חשיבות רבה לא רק בגלל שהחוק דורש לערוך אותה אלא גם ככלי לקבלת החלטות עסקיות ושיפור תוצאת המס. ראשית, נוכל לנצל את ספירת המלאי לקבלת תמונה אמיתית של מצב המלאי שלנו. נוכל לזהות "מלאי מת" או "מלאי איטי" שלא זז אצלנו, ולמכור אותו למי שכן צריך אותו.
"ניקוי המדפים" יאפשר לנו לשפר את תזרים המזומנים. כך שבמקום להחזיק כסף במלאי לא רלוונטי, נממש אותו ואת התמורה נשקיע בפיתוח העסק. מכירת מלאי לא רלוונטי תפנה לנו גם שטח אחסון (יקר) שיוכל לשמש אותנו למלאי רלוונטי יותר ולשיפור הרווחיות.
אם המלאי יימכר במחיר נמוך ממחיר הקניה שלו, נוכל כבר עכשיו להכיר בהפסד כך שלא נצטרך להתווכח אם רשויות המס לגביו בעתיד, כי ההפסד מומש בפועל.
באמצעות הספירה, נוכל להבין האם תמהיל המלאי תומך בצרכים העסקיים שלנו. ככל שנדע לנהל אותו בצורה אופטימאלית כך נוכל לשפר את התוצאות העסקיות שלנו.
מעבר לזה נדגיש שבסמכות פקיד השומה לעשות ביקורת בבית העסק או לדרוש את רשימות מפקד המלאי זמן קצר לאחר תאריך המאזן. במקרה כזה תצטרכו להמציא לפקיד השומה מיד עם קבלת הדרישה, העתק מרשימות הספירה.
אז מי חייב לערוך ספירת מלאי
בהתאם להוראות ניהול ספרים נדרשים עסקים של יחידים או חברות שיש ברשותם מלאי, לערוך ספירה של המלאי בפועל בכל תום שנת מס. כלומר מי שמחזיק מלאי, צריך לערוך ספירה עד ליום 31/12/2019 שתכלול את כל הטובין שבבעלות העסק – מוצרים מוגמרים, מוצרים שעדיין בתהליך ייצור או חומרי גלם.
בספירת המלאי צריך לכלול את כל הטובין שבבעלות העסק, גם אם הם לא נמצאים פיזית בחזקתו, למשל אם המוצרים מאוחסנים ב"בונדד" או אצל לקוחות "בקונסיגנציה". שימו לב, שאם בחזקת העסק מלאי שלא בבעלותו, יש חובה לספור אותו גם ברשימה נפרדת.
מתי עורכים ספירת מלאי
את ספירת המלאי יש לערוך ביום 31/12/2023או בסמוך לו ככל האפשר. ההוראות מאפשרות לערוך מפקד מלאי 10 ימים לפני או אחרי סוף השנה. במקרה כזה, אנחנו צריכים לערוך התאמה בין כמות המלאי ביום הספירה לכמות המלאי שעמדה ליום 31/12/2023. את ההתאמה נעשה על בסיס רישום מדויק של כניסות ויציאות מלאי שבין סוף השנה ליום הספירה.
אם מסיבה כלשהי לא ניתן לספור בטווח של 10 ימים לפני או אחרי תום השנה, אז בתנאים מסוימים, אפשר לערוך ספירה בטווח של חודש לפני או אחרי סוף השנה, אבל במקרה כזה צריך למסור הודעה לפקיד השומה.
איך מבצעים את ספירת המלאי
כשלב מקדים לספירה יש להכין גיליונות ספירה עם רשימת המלאי שעומדות בכללים האלה:
גיליונות הספירה – יהיו ממוספרים מראש במספר עוקב. בראש כל גיליון יצוין תאריך המפקד ומקום אחסון הטובין.
רשימות המלאי – יקוטלגו לפי הקבוצות הבאות: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים ויכללו לפחות את הפרטים האלה:
– מספר עוקב לכל גיליון מפקד (מודפס מראש).
– תאריך ושעת מפקד המלאי.
– המקום בו מאוחסן המלאי שנספר.
– תיאור הסחורה במלאי באופן המאפשר זיהוי כל פריט.
– ציון מצב הטובין תוך ציון מצב תקינותם (מיושנים, מקולקלים, במחזור איטי, פסולת וכד')
– כמות הפריטים מכל סוג סחורה ואת יחידות המדידה הרלוונטיות
ביום הספירה, נספור את כל פרטי המלאי שיש ברשותנו ונקפיד לרשום את הכמות בגיליונות בדיו ולא בעיפרון.
רצוי להשאיר מקום לשני טורים נוספים שימולאו במועד מאוחר יותר – מחיר היחידה ושווי כולל (מספר היחידות מוכפל במחיר), וכן טור להערות.
הספירה בפועל תעשה על ידי בעל העסק או מי שהוא ממנה לעשות זאת מטעמו. בכל מקרה, מי שביצעו את הספירה, יחתמו בסוף כל גיליון ויציינו את שמם המלא.
חברות בע"מ ותאגידים נדרשים כי נציג ממשרד רואה החשבון המבקר שלהם יבקר ויבדוק את מהלך ביצוע הנכון של ספירת המלאי כתנאי חשוב להצגת המלאי מאוחר יותר בדוחות הכספיים של העסק. חשוב לתאם עמו מראש את מועד ביצוע ספירת המלאי לצורכי ביקורת.
מה עושים עם דוח ספירת המלאי
רשימות המלאי מהוות חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של העסק ולכן אתם צריכים לשמור אותם במשך 7 שנים מתום שנת המס שאליה הם מתייחסים, או במשך 6 שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנת מס, לפי המאוחר מביניהם.
הרשימות ישמשו אתכם גם לקביעת ערך המלאי שאותו תוכלו לעשות גם במועד מאור יותר. שימו לב שהשווי יחושב לפי העלות של המלאי או הערך שוק שלו, לפי הנמוך שביניהם. למשל אם מלאי מסיים עלה לנו 100 ש"ח, וליום הספירה הערך שלו בשוק הוא רק 60 ש"ח, אז ערך המלאי הזה יהיה 60 ש"ח.
בעלות המלאי ניקח בחשבון את כל ההוצאות שהוצאו לרכישת המלאי והבאתו למצבו ומיקומו הנוכחיים, כלומר, יש להעמיס על המלאי את כל עלויות הייבוא, ההובלות וכיוצא באלה, הקשורות למלאי באופן ישיר ואשר לא ניתן היה להימנע מהן. לגבי מלאי תוצרת בעיבוד ומלאי בתוצרת גמורה הערכים יקבעו לפי התמחיר הנהוג בחברה ובהתייעצות אתנו.
בכל מקרה של ספק או התלבטויות כלשהן בחישוב השווי, בבקשה צרו איתנו קשר.
לנוחיותכם, הכנתי עבורכם גיליון לספירת מלאי.
הכרה בהוצאות רכב
כדי שנוכל להכיר בהוצאות רכב, בהתאם להוראות תקנות מס הכנסה, נדרש להכין בתום שנת המס רשימה של כלי הרכב שברשות העסק (כולל אלו שבליסינג או בבעלות אחרת). הרשימה תפרט את מספרי הרישוי של כלי הרכב, למי הוא צמוד ואת מספר הקילומטרים שמורה מד הספידומטר בסוף שנת 2023.
תוכלו להשתמש בנוסח הצהרה על שימוש ברכבים שהכנתי עבורכם.
ספירת קופה
אני ממליץ לכם לשם נוחות ההתאמה וסגירת ספרי העסק לתום שנת המס, להפקיד בבנק ביום האחרון לפעילות העסק בשנת המס את כל הכספים הנמצאים בקופת העסק.
לגבי כל יתרה שלא הופקדה לבנק, יש לערוך את ספירת תכולת הקופות על פי קבוצות (מזומן, שיקים, כרטיסי אשראי וכיוב') נכון ל 31/12/2023. בספירה זו יש לכלול את כל הכספים השייכים לעסק ללא קשר למקום שהם נמצאים בו.
את הרשימות צריך להכין בפרט לגבי יתרת קופה קטנה, צ'קים שלא הופקדו לבנק, יתרות מזומנים ומט"ח שלא הופקדו. כאשר על כל דף ספירה יחתום מבצע הספירה ויציין את שמו המלא.
אני לרשותכם לכל שאלה או התייעצות.
